De AFM heeft dit jaar onderzoek gedaan naar de uitbesteding van werkzaamheden bij zo’n 300 beleggingsondernemingen en fondsbeheerders (zie ook Sectorbrief uitbesteding risicobeheersing). Uit dat onderzoek bleek dat een groot aantal van deze ondernemingen het uitbestedingsbeleid niet voldoende op orde heeft. De AFM heeft dan ook aangegeven in haar toezicht op deze ondernemingen meer aandacht te zullen gaan schenken aan uitbesteding. Wees dus niet verbaasd als u hier binnenkort vragen over krijgt van de AFM.

Hieronder hebben wij een aantal stappen weergegeven waarmee u in uw organisatie de beheersing van uw uitbestedingsrisico’s kunt verbeteren.

Stel vast wanneer sprake is van uitbesteding en wanneer niet:

Vaak blijkt dat beleggingsondernemingen en fondsbeheerders niet voldoende scherp hebben wanneer het inschakelen van derden (waaronder andere ondernemingen, en ook eigen groepsmaatschappijen) als uitbesteding in de zin van de wet kwalificeert. Het probleem daarbij is dat de wet zelf ook geen concrete aanknopingspunten biedt. De AFM neemt echter al vrij snel aan dat sprake is van uitbesteding wanneer een derde wordt ingeschakeld voor het verrichten van werkzaamheden. Wanneer een fondsbeheerder een andere onderneming aanstelt om een (deel van) het vermogen van dat fonds te beheren zal dat als uitbesteding kwalificeren. Maar hoe zit het bijvoorbeeld met IT-contracten die de beheerder afsluit met een softwareleverancier ter ondersteuning van haar bedrijfsvoering? Door het opstellen van een beslisboom met voorbeelden kan een onderneming voor zichzelf en voor de AFM inzichtelijk maken welke criteria zij hanteert om te bepalen of sprake is van uitbesteding.

Stel vast of de huidige afspraken met andere ondernemingen als uitbesteding kwalificeren:

Aan de hand van de bovengenoemde beslisboom kan een onderneming inventariseren of de huidige afspraken met derden als uitbesteding kwalificeren.

Ga na of bij andere ondernemingen waaraan werkzaamheden worden uitbesteed wordt voldaan aan de wettelijke vereisten:

Is de uitbesteding bijvoorbeeld aangemeld bij de AFM? Voldoet de overeenkomst met de derde aan de uitbestedingsvoorschriften van de AFM? Is er een procedure om periodiek de dienstverlening van de derde te toetsen? Zijn er maatregelen getroffen om bij beëindiging van de dienstverlening door de derde de werkzaamheden weer zelf uit te voeren of over te dragen aan een ander?

nl_NL
en_GB nl_NL